Danh mục tài liệu cần chuẩn bị cho đánh giá EICC (EICC AUDIT PREPARATION CHECKLIST)

Để chuẩn bị cho đánh giá EICC - doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu - hồ sơ ở mức độ tối thiểu như liệt kê dưới đây:

DANH MỤC TÀI LIỆU, HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ CHO EICC AUDIT

(EICC AUDIT PREPARATION CHECKLIST)

1.    Giới thiệu về Công ty (Brief history of the company)

2.    Sơ đồ tổ chức (Organizational chart)

3.    Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

1.    Nội quy Lao động;

2.    Thỏa ước lao động tập thể;

3.    Thang bảng lương;

4.    Danh sách toàn bộ CBCNV (Mã số nhân viên, Họ và tên, ngày tháng năm sinh, bộ phận làm việc, vị trí công việc, ngày nhận việc, ngày ký HĐLĐ) – cung cấp file mềm vào ngày đánh giá.

5.    Danh sách theo dõi Công nhân đang thai, nghỉ thai sản và nuôi con nhỏ.

6.    Danh sách Công nhân dưới 18 tuổi.

7.    Danh sách công nhân thôi việc của 6 tháng gần nhất.

8.    Chấm công và Bảng lương của 12 tháng gần nhất.

9.    Hồ sơ xử lý kỷ luật của 12 tháng gần nhất (Danh sách, Biên bản vi phạm, Biên bản họp xử lý KL, Quyết định KL).

10.  Hồ sơ Công đoàn (Quyết định công nhận Ban chấp hành Công đoàn, Biên bản họp BCH CĐ).

11.  Đối thoại: Quy chế dân chủ, Biên bản đối thoại của 12 tháng gần nhất.

12.  Bảo hiểm xã hội-BHYT-BHTN: Thông báo kết quả BH tháng gần nhất, Chứng từ đóng BH tháng gần nhất, Chứng từ chi trả Ốm đau, thai sản tháng gần nhất.

13.  Các báo cáo đánh giá và kế hoạch cải thiện (tự đánh giá, đánh giá của khách hàng, cơ quan nhà nước trong 12 tháng gần nhất).

14.  Huấn luyện: Kế hoạch huấn luyện, Danh sách tham gia, tài liệu huấn luyện, bài kiểm tra.

15.  Các Giấy phép, hồ sơ về An toàn lao động, Vệ sinh lao động và Môi trường.

16.  Chính sách và Quy trình về:

A. Lao động (Labor)

A.1. Tự do lựa chọn việc làm (Freely chosen Employment),

A.2. Lao động trẻ em (Child labor and Young workers)

A.3. Giờ làm việc (Working hours)

A.4. Tiền lương và Phúc lợi (Wages and Benefits)

A.5. Đối xử nhân đạo (Humane Treatment)

A.6. Không phân biệt đối xử (Non-Discrimination)

A.7. Tự do lập hội (Freedom of Association)

B. Sức khỏe và An toàn (Health and Safety)

B.1. An toàn lao động (Occupational Safety)

B.2. Chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp (Emergency Preparedness)

B.3. Thương tích và Bệnh nghề nghiệp (Occupational Injury and Illness)

B.4. Vệ sinh công nghiệp (Industrial Hygiene)

B.5. Công việc yêu cầu thể lực (Physically Demanding Work)

B.6. Bảo vệ máy móc (Machine Safeguarding)

B.7. Vệ sinh, Thực phẩm và Nhà ở/ Ký túc xá (Sanitation, Food and Housing)

B.8. Phổ biến về Sức khỏe và An toàn (Health and Safety Communication)

C. Môi trường (Environmental)

C.1. Giấy phép và Báo cáo về môi trường (Environmental Permits and Reporting)

C.2. Phòng chống ô nhiễm và Giảm sử dụng Tài nguyên (Pollution, Prevention and resource reduction)

C.3. Các chất độc hại (Hazardous substances)

C.4. Nước thải và chất rắn thải (Wastewater and solid waste)

C.5. Phát thải ra Không khí (air emission)

C.6. Hạn chế vật liệu (Materials restrictions)

C.7. Kiểm soát nước mưa (storm water management)

C.8. Tiêu thụ năng lương và phát thải khí nhà kính (Energy consumption and greenhouse gas emmissions)

D. Đạo đức (Ethics)

D.1 Liên chính trong kinh doanh (Business Intergrity)

D.2. Lợi thế không phù hợp (No improper Advantage)

D.3. Tiết lộ thông tin (Disclosure of Information)

D.4. Quyền sở hữu trí tuệ (Intellectual Property)

D.5. Kinh doanh, quảng cáo và Cạnh tranh công bằng (Fair Business, Advertising and Competition)

D.6. Bảo vệ Danh tính và Không trả đũa (Protection of Identity and Non-retaliation)

D.7. Phân nguồn khoáng sản có trách nhiệm (Responsible Sourcing of Minerals)

D.8. Quyền riêng tư (Privacy)

E. Hệ thống quản lý (Management System)

E.1. Cam kết của công ty (Quy tắc ứng xử của công ty về Lao động, An toàn sức khỏe, Môi trường và Đạo đức) – Company Commitment.

E.2. Trách nhiệm giải trình và trách nhiệm quản lý (Management Accountability and Responsibility)

E.3. Yêu cầu của Pháp luật và Yêu cầu của khách hàng (Quy trình để xác định, kiểm tra và tìm hiểu các quy định của pháp luật hiện hành và của khách hàng) – Legal and Customer Requirements.

E.4. Đánh giá rủi ro và Quản lý rủi ro (Risk Assessment and Risk Management)

E.5. Các mục tiêu cải thiện (Improvement Objectives)

E.6. Đào tạo (Training)

E.7. Truyền đạt thông tin (Communication)

E.8. Sự Tham gia và Phản hồi của Người lao động (Worker feedback and Participation)

E.9. Kiểm toán và Đánh giá (Audits and Assessments)

E.10. Quy trình hành động và khắc phục (Corrective Action Process)

E.11. Hồ sơ và sổ sách (Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu) – Documentation and Records.

E.12. Trách nhiệm đối với nhà Cung cấp (Supplier Responsibility)

Notes: EICC - Electronic Industry Citizenship Coalition